IRRF na Locação de Imóveis: O Que Empresas e Proprietários Precisam Saber Sobre a Retenção de Imposto Quando Pessoa Jurídica Aluga de Pessoa Física

No universo da locação de imóveis comerciais e industriais, uma dúvida recorrente — e muitas vezes negligenciada — é sobre a obrigação de reter e recolher o Imposto de Renda na Fonte (IRRF) quando o locatário é uma empresa e o locador, uma pessoa física. Essa obrigação, que pode parecer apenas um detalhe técnico, na verdade traz implicações práticas importantes para ambos os lados do contrato e merece atenção especial, sobretudo em contratos de alto valor como os que envolvem galpões logísticos e industriais.

A legislação brasileira é clara nesse ponto. De acordo com o artigo 688 do Decreto nº 9.580/2018 — que regulamenta o Imposto de Renda (o chamado RIR/2018) — os rendimentos pagos por pessoas jurídicas a pessoas físicas, a título de aluguéis de imóveis, estão sujeitos à retenção do IR na fonte. Isso significa que, sempre que uma empresa aluga um imóvel urbano de um proprietário pessoa física, ela tem a obrigação legal de calcular e reter o imposto de renda devido por aquele locador no momento do pagamento do aluguel, recolhendo os valores à Receita Federal em nome do beneficiário.

Essa regra existe porque, na ótica da Receita Federal, o IRRF funciona como uma antecipação do imposto de renda que será posteriormente apurado pelo locador pessoa física na sua declaração anual. Assim, a empresa que ocupa o imóvel funciona como “agente arrecadador” do fisco, mesmo sem ter qualquer vínculo tributário com o imposto em si. O objetivo do legislador é garantir o recolhimento do tributo desde a origem da receita — ou seja, na própria fonte pagadora.

Na prática, isso se aplica com frequência a contratos de locação de galpões logísticos, armazéns industriais, centros de distribuição e terrenos de uso empresarial, onde é comum que grandes empresas — ou mesmo startups e operadores logísticos — aluguem imóveis de investidores, famílias ou herdeiros que os mantêm no patrimônio pessoal, fora de uma estrutura jurídica formal.

A base de cálculo do IRRF é o valor bruto do aluguel pago no mês. Entretanto, o artigo 42 do mesmo decreto permite a exclusão de despesas como IPTU, condomínio e taxas obrigatórias pagas pelo locador, desde que devidamente discriminadas. A alíquota aplicável é progressiva, de acordo com a tabela mensal do imposto de renda, prevista no artigo 677 do RIR/2018 — atualmente variando de 7,5% a 27,5%, com isenção para valores até R$ 2.112,00 por mês.

Se o valor bruto do aluguel ultrapassar a faixa de isenção, a empresa locatária deve calcular o imposto, emitir o DARF no código 3208 e realizar o pagamento até o último dia útil do mês seguinte. Mesmo quando a administração do contrato é feita por uma imobiliária — como ocorre, por exemplo, com a SP Imóveis Industriais, especializada na gestão e locação de galpões — a responsabilidade pela retenção continua sendo do locatário. A Receita Federal entende que a intermediação imobiliária não descaracteriza a natureza da obrigação tributária, pois a empresa está, de fato, pagando o aluguel em favor da pessoa física.

Essa obrigação não é meramente burocrática. Sua omissão pode gerar sanções severas, como multa de mora (0,33% ao dia, limitada a 20%), juros com base na Selic e, em casos mais graves, autuação por infração tributária. Além disso, se a retenção não for feita, o valor integral do aluguel será considerado como pago “por fora”, e a empresa locatária pode perder o direito de deduzir esse custo da base do IRPJ, o que aumenta seu passivo fiscal.

Por outro lado, para o locador pessoa física, é essencial que o IRRF retido conste corretamente em seu informe de rendimentos anual, sob pena de inconsistência na declaração de ajuste. Sem o comprovante de retenção emitido pelo locatário, ele poderá ser tributado novamente sobre a totalidade do valor recebido, caracterizando bitributação.

Justamente por isso, é recomendável que os contratos de locação contenham cláusulas claras quanto à responsabilidade da empresa locatária de realizar a retenção e entregar ao locador os respectivos comprovantes. Essa transparência protege ambas as partes e evita litígios futuros.

Para quem atua no mercado de galpões logísticos, onde os contratos costumam envolver cifras elevadas e compromissos de longo prazo, essa atenção aos detalhes fiscais faz toda a diferença. Um contrato de aluguel de R$ 20 mil por mês, por exemplo, pode gerar uma retenção mensal superior a R$ 4 mil. Se isso não for gerido com clareza desde o início, o impacto acumulado ao longo de um ano pode ultrapassar R$ 50 mil em impostos mal recolhidos, gerando um risco considerável tanto para a empresa quanto para o proprietário.

Na prática, muitos dos imóveis anunciados em www.galpoes.net — como galpões em regiões industriais de Guarulhos, Barueri, Embu das Artes ou em condomínios logísticos no interior de São Paulo — são de titularidade de pessoas físicas que investem no setor industrial como forma de renda passiva. Nesses casos, a SP Imóveis Industriais atua não apenas como intermediadora, mas também como consultora técnica, orientando as partes quanto às obrigações tributárias e garantindo que o contrato esteja redigido de forma a refletir corretamente os deveres fiscais do locatário.

Em resumo, o IRRF na locação de imóveis é uma obrigação que não pode ser ignorada por empresas que ocupam galpões ou imóveis industriais de propriedade de pessoas físicas. A retenção correta do imposto protege ambas as partes, cumpre a legislação, evita autuações e proporciona segurança jurídica ao negócio. Mais do que uma exigência formal, trata-se de um cuidado essencial na boa gestão de ativos e contratos patrimoniais.

Para saber mais sobre locação de galpões industriais com suporte jurídico e fiscal adequado, acesse www.galpoes.net ou entre em contato com a SP Imóveis Industriais, referência no segmento desde 2011.